Ingresos

La sección de Ingresos es el corazón de Veriflow. Aquí es donde gestionas todo lo relacionado con tus ventas, desde la creación de facturas hasta el seguimiento de cobros. Veriflow te proporciona las herramientas necesarias para mantener tus documentos de venta organizados, realizar un seguimiento del estado de cada operación y automatizar procesos recurrentes. Ya sea que necesites crear una simple factura, un presupuesto para un cliente potencial o un pedido de entrega, todo está al alcance de unos pocos clics.

Tipos de documentos

La sección de Ingresos está organizada alrededor de tres tipos principales de documentos. Cada uno tiene un propósito específico en tu flujo de trabajo comercial:

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Facturas

Documentos legales que registran la venta de productos o servicios. Las facturas tienen asignado un número legal y pueden tener múltiples estados según el proceso de emisión y cobro.

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Presupuestos

Propuestas comerciales que puedes enviar a clientes potenciales. Los presupuestos son documentos informativos que pueden ser convertidos en facturas o pedidos una vez aceptados.

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Pedidos

Documentos de entrega que registran los productos o servicios proporcionados. Los pedidos son útiles para empresas con procesos de entrega complejos o múltiples referencias de pedidos.

Vista general del listado

Cuando accedes a la sección de Ingresos, primero ves el listado de facturas. Este listado te proporciona una vista completa de todos tus documentos de venta con múltiples opciones de filtrado y organización:

Funcionalidades principales del listado:

Filtros por fecha: Puedes filtrar documentos por un rango de fechas específico para centrarte en un período determinado.
Pestañas de estado: Las pestañas en la parte superior te permiten ver documentos agrupados por su estado actual (Borradores, Emitidas, Enviadas, Cobradas, etc.).
Búsqueda: Utiliza el campo de búsqueda para encontrar rápidamente un documento por número, cliente o concepto.
Filtros por forma de pago: Puedes filtrar por método de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, etc.).
Selección masiva: Selecciona múltiples documentos para realizar operaciones en lote como envío de emails o exportación.

(24) Captura: Listado de facturas con filtros y pestañas de estado

Crear una factura

La creación de una factura es un proceso intuitivo que te guía a través de los pasos esenciales. Sigue estos pasos para crear una nueva factura:

Haz clic en "Nueva factura"
Desde el listado de facturas, presiona el botón "Nueva factura" en la parte superior derecha. Veriflow te llevará al editor de facturas.
Selecciona un cliente (o crea uno nuevo)
Comienza escribiendo el nombre del cliente en el campo de búsqueda. Si el cliente ya existe en tu base de datos, aparecerá en las sugerencias. Si es un nuevo cliente, selecciona la opción "Crear nuevo cliente" e introduce sus datos (nombre, NIF, dirección, email, teléfono, etc.).
Añade líneas de detalle
En la tabla de líneas, añade los conceptos de venta. Para cada línea debes especificar:
- Concepto: Descripción del producto o servicio (por ejemplo, "Consultoría de software", "Licencia anual", etc.).
- Cantidad: Número de unidades vendidas.
- Precio unitario: El precio sin impuestos.
- Tipo de IVA: Selecciona el porcentaje correspondiente (21%, 10%, 4%, Exento, etc.). Veriflow calculará automáticamente el importe de IVA.
Puedes agregar tantas líneas como necesites. También tienes la opción de aplicar descuentos globales o por línea.
Revisa los totales
Veriflow calcula automáticamente:
- Base imponible: Suma de todos los conceptos sin impuestos.
- IVA: Impuesto sobre el valor añadido según los tipos configurados.
- IRPF: Si has configurado retención de IRPF, aparecerá deducida aquí.
- Total a facturar: El importe final que debe pagar el cliente.
Verifica que todos los datos sean correctos antes de proceder.
Guarda como borrador o emite directamente
Tienes dos opciones:
- Guardar como borrador: Selecciona esta opción si deseas completar la factura más tarde. Los borradores no tienen número asignado.
- Emitir: Selecciona esta opción para asignar un número oficial a la factura y confirmar la emisión. Una factura emitida es un documento legal vinculante.

(25) Captura: Editor de factura con líneas de detalle y totales

Crear un presupuesto

Los presupuestos son documentos comerciales que utilizas para presentar propuestas a tus clientes. El proceso es similar al de crear una factura, con algunas diferencias clave:

Accede a la pestaña "Presupuestos"
Desde la sección de Ingresos, haz clic en la pestaña "Presupuestos" para ver todos tus presupuestos.
Haz clic en "Nuevo presupuesto"
Sigue el mismo proceso que en la creación de una factura: selecciona cliente, añade líneas de detalle, configura totales.
Establece fecha de validez
Los presupuestos pueden incluir una fecha de caducidad. Configura esto si deseas que el presupuesto tenga un período de validez específico.
Guarda y envía
Guarda el presupuesto y envíalo por email al cliente. Los presupuestos no tienen número legal asignado hasta que se convierten en facturas.

Convertir presupuesto en factura: Puedes convertir un presupuesto en factura directamente desde el menú contextual. Todos los datos se copiarán automáticamente.

Crear un pedido

Los pedidos (también llamados albaranes o notas de entrega) son documentos que registran la entrega de productos o servicios. Algunos negocios requieren esta documentación intermedia entre la venta y la facturación. Para crear un pedido:

Accede a la pestaña "Pedidos"
Desde la sección de Ingresos, haz clic en la pestaña "Pedidos".
Haz clic en "Nuevo pedido"
Sigue el mismo proceso que en la factura: cliente, líneas de detalle, totales.
Añade información de entrega
Especifica la dirección de entrega (puede ser diferente del domicilio fiscal), fecha prevista de entrega y cualquier referencia interna de pedido.
Guarda y genera factura
Guarda el pedido. Más tarde, cuando factices la entrega, puedes crear una factura basada en este pedido.

Estados de una factura

Las facturas en Veriflow pasan por varios estados durante su ciclo de vida. Comprender estos estados te ayuda a mantener el control del proceso comercial:

Estado	Descripción
Borrador	La factura está en elaboración y aún no tiene número asignado. Puedes editarla libremente sin restricciones.
Emitida	La factura ha sido numerada y confirmada como documento legal. No puede modificarse, solo visualizarse. Este es el estado por defecto después de crear una nueva factura con número.
Enviada	La factura ha sido enviada al cliente por correo electrónico. Veriflow registra automáticamente este cambio de estado cuando envías la factura por email.
Cobrada	Se ha recibido el pago completo de la factura. Puedes marcar una factura como cobrada manualmente o automáticamente si está integrada con un sistema de pagos.
Vencida	Ha pasado la fecha de vencimiento sin que se reciba el pago. Veriflow actualiza automáticamente este estado según la fecha de vencimiento configurada y la fecha actual.
Anulada	La factura ha sido cancelada o se ha decidido no procesarla. Las facturas anuladas no afectan a los registros contables, pero se mantienen por auditoría.
Rectificativa	Esta es una factura que corrige o modifica otra factura anterior. Se utiliza cuando necesitas ajustar importes, conceptos o datos de una factura ya emitida.
Recurrente	Es una factura que se genera automáticamente de manera periódica según una configuración preestablecida (mensual, trimestral, etc.).

Acciones sobre documentos

Una vez que has creado un documento, tienes múltiples acciones disponibles desde el menú contextual (botón de tres puntos) o desde la vista de detalle del documento:

Acciones principales:

Emitir: Convierte un borrador en una factura oficial asignándole un número de serie. Esta es una acción irreversible.
Enviar por email: Abre un diálogo para enviar el documento (factura, presupuesto o pedido) directamente al cliente mediante correo electrónico. Puedes personalizar el mensaje.
Marcar como cobrada: Registra que se ha recibido el pago de la factura. Esta acción actualiza el estado a "Cobrada".
Crear factura rectificativa: Genera una nueva factura que corrige importes o conceptos de una factura anterior. Useful para correcciones menores sin anular la factura original.
Duplicar: Crea una copia exacta del documento. Útil para crear facturas similares a clientes diferentes o presupuestos basados en plantillas anteriores.
Exportar PDF: Descarga el documento en formato PDF. Puedes guardar el archivo localmente para archivarlo o compartirlo de otras maneras.
Convertir presupuesto en factura/pedido: Disponible solo para presupuestos y pedidos. Transforma el documento en el tipo correspondiente manteniendo todos los datos.
Eliminar borrador: Disponible solo para borradores. Elimina permanentemente un borrador. Esta acción no es posible en documentos emitidos.

(26) Captura: Menú contextual de acciones sobre una factura

Facturas recurrentes

Si tienes clientes con pagos regulares (suscripciones mensuales, contratos anuales, etc.), las facturas recurrentes son una herramienta muy potente que te ahorra tiempo:

Configurar una factura recurrente:

Crea una factura normal
Primero, crea una factura estándar con el cliente y los conceptos que se repetirán.
Configura la recurrencia
En la sección "Opciones avanzadas" de la factura, activa la opción "Factura recurrente" y selecciona:
- Período: Cada cuánto tiempo se genera (Mensual, Trimestral, Semestral, Anual, etc.).
- Fecha de inicio: Cuándo comienza la recurrencia.
- Fecha de fin (opcional): Si deseas que la recurrencia termine en una fecha específica.
Veriflow genera automáticamente
Veriflow crea automáticamente nuevas facturas en las fechas configuradas. Estas se generan como borradores listos para revisar y emitir, o incluso se pueden emitir automáticamente según tu configuración.
Modifica o detén cuando sea necesario
Puedes desactivar una factura recurrente en cualquier momento desde la vista de detalle. Si necesitas cambiar el importe o los conceptos, actualiza la configuración de recurrencia.

Ahorro de tiempo: Las facturas recurrentes son especialmente útiles para negocios con modelos de suscripción. Pueden reducir el tiempo administrativo de forma significativa.

Operaciones masivas

Cuando trabajas con múltiples documentos, las operaciones masivas te permiten procesar varios de ellos al mismo tiempo. Esto es especialmente útil si necesitas enviar presupuestos a varios clientes o exportar un conjunto de facturas:

Realizar operaciones masivas:

Selecciona documentos
Usa el checkbox en la columna izquierda del listado para seleccionar uno o más documentos. Puedes usar "Seleccionar todo" en la cabecera para marcar todos los documentos de la página actual.
Accede al menú de acciones masivas
Una vez hayas seleccionado documentos, aparece una barra de herramientas con acciones disponibles para los documentos seleccionados.
Envía emails
Puedes enviar emails a múltiples clientes al mismo tiempo. Veriflow abrirá un diálogo donde puedes personalizar el mensaje antes del envío.
Exporta a PDF
Descarga un archivo ZIP que contiene todos los documentos seleccionados en formato PDF. Ideal para archivar o compartir múltiples documentos.
Otras acciones
Dependiendo del estado de los documentos, también puedes realizar otras operaciones como cambiar de forma de pago o añadir etiquetas.

Ten cuidado: Las operaciones masivas se aplican a todos los documentos seleccionados. Asegúrate de revisar tu selección antes de confirmar.

Consejo de productividad: Puedes convertir un presupuesto en factura directamente desde el menú contextual. Todos los datos se copiarán automáticamente.