Contactos
Los contactos son la base de tu gestión en Veriflow. Aquí almacenas toda la información de tus clientes, proveedores y empleados. Veriflow te ayuda a detectar duplicados, validar datos, fusionar contactos y mantener una base de datos limpia y actualizada.
Tipos de contacto
Veriflow distingue entre cuatro tipos de contacto según su rol en tu negocio:
Cliente (C)
Persona o empresa a la que vendes productos o servicios. Puedes emitir facturas, presupuestos e invoices. Es el tipo más frecuente en una base de datos comercial.
Proveedor (S)
Empresa o persona de la que compras productos o servicios. Veriflow registra sus facturas, rappels y pagos. Fundamental para el control de gastos y proveedores.
Empleado (W)
Persona que trabaja en tu empresa. Vinculado a TimeFlow para control de asistencia, fichaje de horas y registro de incidencias. Esencial para gestión de recursos humanos.
Ambos (A)
Contacto que actúa simultáneamente como cliente y proveedor. Veriflow unifica toda su información en una sola ficha, simplificando la gestión de relaciones comerciales bidireccionales.
Crear un contacto
El proceso de creación es sencillo y flexible. Sigue estos pasos:
- Accede a Contactos: Desde el panel de control, selecciona el módulo de Contactos.
- Haz clic en "Nuevo contacto": Un botón de acción rápida te llevará al formulario de creación.
- Selecciona el tipo: Elige si es Cliente, Proveedor, Empleado o Ambos.
- Rellena los datos básicos: Nombre, NIF/CIF, email, teléfono y dirección.
- Define el tipo de negocio: Indica si es una Empresa (E), Particular (P) o Autónomo (A).
- Configura los valores por defecto: Establece términos de pago estándar, la plantilla de factura predilecta y el idioma de comunicación.
- Guarda: Veriflow validará el NIF/CIF y te notificará si hay duplicados.
Datos de un contacto
Cada ficha de contacto contiene múltiples campos para una gestión integral:
- Nombre: Razón social o nombre completo del contacto.
- NIF/CIF: Documento de identidad validado automáticamente por Veriflow. Imprescindible para facturación legal.
- Email: Dirección de correo electrónico. Utilizado para enviar facturas, presupuestos y comunicaciones.
- Teléfono: Número de contacto directo.
- Dirección: Domicilio completo incluyendo calle, número, localidad, provincia/estado y código postal.
- Tipo de negocio: Empresa, Particular o Autónomo. Afecta al tratamiento fiscal y a la presentación de datos.
- Idioma: Idioma preferido para la comunicación (es, en, fr, etc.). Las plantillas de email y facturas se adaptan automáticamente.
- Términos de pago por defecto: Plazo estándar (neto 30, neto 60, etc.) que se aplicará automáticamente al crear facturas para este contacto.
- IBAN: Número de cuenta bancaria para domiciliación de pagos y transferencias.
- Plantilla de factura: Plantilla personalizada que deseas usar para este contacto. Permite invoices adaptadas a sus necesidades.
- Bandera ROI: Indica si el contacto está sujeto a inversión comunitaria (reverse charge para IVA intracomunitario).
- Observaciones: Campo libre para notas internas, historiales de comunicación o datos relevantes.
Estados de contacto
Cada contacto tiene un estado que refleja su situación actual en tu relación comercial:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Lead | Contacto potencial sin actividad comercial confirmada aún. Perfecto para prospección y seguimiento comercial. |
| Activo | Contacto con el que realizas transacciones regularmente. Es el estado más común en clientes y proveedores operacionales. |
| Inactivo | Contacto con el que no has hecho transacciones en un período largo. Se mantiene en la base de datos para referencia histórica. |
| Pendiente de pago | Cliente con facturas vencidas sin pagar. Veriflow resalta automáticamente este estado en el módulo de Pagos. |
Buscar y filtrar
La lista de contactos incluye herramientas potentes de búsqueda y filtrado para encontrar rápidamente lo que necesitas:
- Búsqueda por nombre: Escribe el nombre o razón social del contacto. La búsqueda es instantánea y flexible.
- Búsqueda por NIF/CIF: Encuentra un contacto directamente por su documento de identidad.
- Búsqueda por email: Localiza contactos por su dirección de correo electrónico.
- Pestañas de tipo: Filtra rápidamente por tipo (Clientes, Proveedores, Empleados, Ambos).
- Filtro por estado: Muestra solo contactos en un estado específico (Lead, Activo, Inactivo, Pendiente de pago).
Detección de duplicados
Veriflow detecta automáticamente duplicados cuando intentas crear o editar un contacto. El sistema compara:
- NIF/CIF: Si ya existe un contacto con el mismo NIF/CIF, Veriflow te lo indicará.
- Email: Si el email coincide con otro contacto existente, recibirás una advertencia.
En caso de duplicado, Veriflow te ofrece tres opciones: ignorar el duplicado y crear el contacto de todas formas, cancelar la acción, o fusionar los contactos (ver sección siguiente).
Fusionar contactos
Si tienes dos fichas de contacto que en realidad representan a la misma persona o empresa, Veriflow permite fusionarlas. Esto es especialmente útil cuando:
- Un contacto es a la vez Cliente (C) y Proveedor (S). Puedes fusionarlos en un contacto de tipo Ambos (A), unificando toda su información.
- Detectas un duplicado con datos ligeramente diferentes (variaciones de nombre, email antiguo, etc.).
- Necesitas consolidar históricos de transacciones en una sola ficha.
Durante el proceso de fusión, Veriflow pregunta cuál de las dos fichas será la principal (y conservará su ID) y cuál será la secundaria (cuyos datos se fusionarán e ID será descartado). Todos los históricos, facturas y transacciones se reasignarán automáticamente a la ficha principal.
Empleados y TimeFlow
Cuando creas un contacto de tipo Empleado (W), automáticamente habilitas su acceso a TimeFlow, la aplicación móvil de control de asistencia.
Los empleados pueden usar TimeFlow para:
- Fichar entrada y salida: Registra los horarios de presencia en la empresa.
- Reportar incidencias: Comunica ausencias, retrasos, permisos o cambios de turno.
- Ver sus datos personales: Accede a su información de perfil y resumen de asistencia.
Desde el módulo de Control horario en Veriflow, puedes monitorizar la asistencia, registrar horas trabajadas y generar informes. Para más detalles, consulta la sección Control horario.