Plantillas de email
Las plantillas de email te permiten personalizar los mensajes que envías a tus clientes y empleados desde Veriflow. Con variables automáticas, aseguras que cada mensaje contiene la información correcta y mantiene la marca de tu empresa.
¿Qué son las plantillas?
Una plantilla de email es un formato predefinido que usa Veriflow cuando envía documentos (facturas, presupuestos, nóminas, etc.) a tus contactos.
Cada plantilla contiene:
- Asunto del email: el título que aparece en la bandeja de entrada del destinatario
- Cuerpo del email: el contenido del mensaje
- Variables: placeholders que se reemplazan automáticamente con datos reales
- Adjuntos: puedes elegir si incluir el PDF del documento o no
Veriflow ofrece plantillas por defecto, pero puedes crear las tuyas propias para personalizar la comunicación.
Crear una plantilla
Para crear una nueva plantilla de email:
- Ve a Configuración > Plantillas de email
- Haz clic en Crear plantilla
- Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo, "Factura enviada")
- Selecciona el tipo de documento: factura, presupuesto, pedido, nómina, etc.
- Escribe el asunto del email. Aquí también puedes usar variables.
- Escribe el cuerpo del mensaje. Incluye un saludo personalizado, instrucciones y la información relevante usando variables.
- Selecciona si deseas incluir el PDF del documento como adjunto
- Haz clic en Guardar plantilla
Una vez guardada, la plantilla estará disponible cuando envíes un documento de ese tipo.
Variables disponibles
Las variables son comodines que Veriflow reemplaza automáticamente con datos reales. Al usar variables, tus emails siempre contienen información actualizada sin que tengas que escribir manualmente cada detalle.
Aquí están las variables más comunes:
| Variable | Se reemplaza con |
|---|---|
| {nombre_cliente} | Nombre del contacto destinatario |
| {numero_factura} | Número de serie de la factura |
| {importe_total} | Importe total de la factura |
| {fecha_vencimiento} | Fecha límite de pago |
| {nombre_empresa} | Nombre de tu empresa |
| {enlace_documento} | Enlace para ver el documento en el navegador |
Todas las variables disponibles se muestran en el editor de plantillas con un botón o lista de referencia.
Plantillas por idioma
Veriflow soporta crear plantillas diferentes para cada idioma. Esto es útil si tus clientes hablan varios idiomas.
Para crear una plantilla en otro idioma:
- Ve a Configuración > Plantillas de email
- Crea una plantilla nueva como de costumbre
- En el editor, selecciona el idioma (español, inglés, francés, etc.)
- Escribe el contenido en ese idioma
- Guarda la plantilla
Cuando envíes un documento, Veriflow elegirá automáticamente la plantilla que coincida con el idioma preferido del contacto.
Enviar un documento por email
Una vez que tienes tus plantillas configuradas, enviar documentos es muy sencillo:
- Abre el documento (factura, presupuesto, nómina, etc.)
- Haz clic en Enviar por email o busca el botón de compartir
- Verifica que la plantilla correcta está seleccionada
- Revisa que el email del destinatario es correcto
- Opcionalmente, puedes editar el mensaje antes de enviarlo
- Haz clic en Enviar
El email se envía automáticamente con todas las variables remplazadas por los datos reales del documento.
Probar una plantilla
Antes de usar una plantilla en producción, puedes enviar un email de prueba a ti mismo para verificar que el formato y las variables se ven correctamente.
Para probar una plantilla:
- Ve a Configuración > Plantillas de email
- Abre la plantilla que deseas probar
- Haz clic en Enviar email de prueba
- Se enviará un email a tu dirección de email registrada
- Revisa el email en tu bandeja de entrada
En el email de prueba, verás las variables con valores de ejemplo para que puedas comprobar que todo se ve como esperas.
💡 Consejo: Configura el idioma preferido en la ficha de cada contacto para que reciban los emails en su idioma. Esto mejora la comunicación y la profesionalidad de tu empresa.