Gastos
Esta sección es el centro de control de todos los gastos de tu negocio. Aquí puedes registrar, clasificar y gestionar facturas recibidas, tickets, y nóminas de empleados. Mantén un registro completo de tus gastos para análisis financiero, auditoría y reportes fiscales.
Tipos de gastos
Facturas recibidas
Gastos de proveedores y acreedores. Incluye datos del proveedor, número de factura, concepto, importes y retenciones. Ideal para gastos de compra de productos, servicios, o suministros.
Tickets
Gastos puntuales y pequeños, como compras en comercios, transporte, o material de consumo. Registro simplificado sin necesidad de datos del proveedor. Perfecto para gastos de día a día.
Nóminas
Gestión de sueldos y salarios de empleados. Define conceptos salariales, deducciones, IRPF y genera justificantes de pago. Cumple con requisitos fiscales y laborales.
Vista del listado
El listado de gastos ofrece una visión rápida de todos tus registros. Puedes filtrar por tipo de gasto, proveedor, estado de pago, o rango de fechas. Busca documentos específicos por referencia, concepto o importe.
Funcionalidades disponibles:
- Filtro por tipo de gasto (factura, ticket, nómina)
- Búsqueda por proveedor, número de documento o concepto
- Rango de fechas personalizado
- Filtro por estado de pago (pendiente, pagado, vencido)
- Ordenación por fecha, proveedor o importe
Registrar una factura de gasto
Las facturas recibidas son gastos formales de proveedores. Sigue estos pasos para registrar una nueva factura:
- Haz clic en "Nuevo" en la parte superior del listado de gastos.
- Selecciona el tipo "Factura" y el proveedor correspondiente. Si es la primera vez que registras este proveedor, crea uno nuevo con sus datos (nombre, NIF, datos de contacto).
- Introduce el número de factura del documento que has recibido. Este identificador es único para el proveedor.
- Agrega los conceptos (líneas de gasto) indicando: descripción del producto/servicio, cantidad, precio unitario e impuesto aplicable (IVA u otro).
- Define el estado de pago: marca como "Pendiente" si aún no has pagado, o "Pagado" si el gasto ya está liquidado.
- Guarda la factura para que quede registrada en el sistema.
Registrar un ticket
Los tickets son gastos simplificados para pequeños desembolsos o compras puntuales. No requieren datos de proveedor (como NIF) ni líneas detalladas. Simplemente introduce la descripción, fecha y importe, y listo. Ideal para gastos de transportes, comidas, material de consumo rápido, o pequeños suministros. El proceso es similar al de facturas pero más ágil y menos formal.
Gestionar nóminas
La gestión de nóminas te permite registrar y controlar los salarios de tus empleados. Sigue estos pasos:
- Selecciona el empleado cuya nómina deseas crear o editar.
- Introduce los datos salariales:
- Salario bruto (sueldo base + complementos)
- Deducciones (préstamos, embargos, etc.)
- IRPF (impuesto sobre la renta aplicable según el porcentaje del empleado)
- Cálculo automático del neto a percibir
- Genera el justificante de pago en formato PDF para entregar al empleado.
- Envía por email la nómina al empleado de forma rápida y segura.
Estados de los gastos
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | El gasto ha sido registrado pero aún no se ha pagado. Aparece en el listado de obligaciones de pago. |
| Pagado | El gasto ha sido liquidado completamente. Veriflow registra la fecha y forma de pago si la indicas. |
| Vencido | El gasto ha superado la fecha de pago prevista y sigue pendiente. Se marca automáticamente como alerta. |
Acciones disponibles
En el listado de gastos, cada registro dispone de las siguientes opciones:
- Editar: Modifica los datos del gasto en cualquier momento.
- Eliminar: Borra el registro del sistema (use con precaución).
- Marcar como pagado: Cambia el estado de "Pendiente" a "Pagado" con un clic.
- Duplicar: Crea una copia del gasto para registrar uno similar rápidamente.
- Enviar nómina: Disponible solo para nóminas; envía el justificante por email al empleado.
- Exportar: Descarga el gasto en formato PDF o Excel para reportes o auditoría.
Consejo: Puedes escanear tickets y facturas recibidas con la función de inteligencia artificial. Veriflow extraerá los datos automáticamente (proveedor, importe, fecha, etc.). Consulta la sección de Inteligencia artificial para más detalles.